有關管理信息化應用的問題、爭論一直是一個持續(xù)的熱點，不同的社會組織實施信息化產(chǎn)生的效果和體驗是不同的。有關的討論從出發(fā)點來看大體分為兩類：管理的角度和技術的角度。從管理的角度看，信息技術的應用是用來滿足管理的需要，信息技術也將提高管理水平；從技術的角度看，管理要納入信息系統(tǒng)的規(guī)范運作，先進的管理思想不斷融入信息系統(tǒng)。但是有關管理信息化的應用中的問題仍然沒有解決，新的問題層出不窮，各種咨詢的建議、對策被大量采用。哈佛商學院的杰出教授琳達·M.阿普蓋特（Lynda M.Applegate）及其哈佛商學院F.沃倫·麥克法倫（F.Warren McFarlan）教授、詹姆斯·L.麥肯尼（James L.McKenney）于1999年完成的《公司信息系統(tǒng)管理：信息時代的管理挑戰(zhàn)》第五版（Corporate Information System Management: The Challenges of Managing in an Information Age），在信息技術及其應用的最新的發(fā)展成果的基礎上，著眼于IT的戰(zhàn)略和組織設計方面的研究。信息技術的商業(yè)價值也成為《哈佛商業(yè)評論》關注的焦點。

    基于這些思想的啟發(fā)，作者認為隨著信息經(jīng)濟的發(fā)展，有關信息化應用的研究應放在信息系統(tǒng)自身的管理，把管理信息系統(tǒng)的管理納入組織戰(zhàn)略、組織管理和資源配置中，著力實現(xiàn)組織的核心競爭能力。將管理學的研究方法、理論及其成果應用于信息系統(tǒng)，探討建立管理信息系統(tǒng)的管理。

    管理信息化應用的戰(zhàn)略管理

    在組織的戰(zhàn)略制訂中很容易產(chǎn)生兩個極端：將信息系統(tǒng)視為組織的戰(zhàn)略目標，將信息系統(tǒng)獨立于組織戰(zhàn)略之外。

    一方面，組織很容易錯誤地將信息系統(tǒng)看成組織的戰(zhàn)略目標。組織的戰(zhàn)略研究理論——和諧理論認為社會經(jīng)濟系統(tǒng)運行機制的不協(xié)調是造成系統(tǒng)中出現(xiàn)許多問題的關鍵，從而導致系統(tǒng)結構的失調，缺乏對環(huán)境的適應性和應變能力。柔性競爭戰(zhàn)略理論研究產(chǎn)品和服務在市場上的競爭問題，以試圖獲得競爭優(yōu)勢。無論從何種角度，戰(zhàn)略管理總是以未來為主導，在快速多變的競爭環(huán)境下，實現(xiàn)組織內部和外部的協(xié)調發(fā)展。

    組織有必要建立自己的戰(zhàn)略信息管理系統(tǒng)，以了解內外部的信息，這一行動的目標是增強戰(zhàn)略反應能力和競爭優(yōu)勢，把握組織的發(fā)展機遇。但我們往往忽略了目標和手段的邏輯關系，羅伊·基爾伯特在《思維創(chuàng)新》中系統(tǒng)地分析了這一思維的誤區(qū)，組織的決策者要警惕將信息系統(tǒng)視為組織的戰(zhàn)略目標的意識，“人們常犯的一個錯誤是從籠統(tǒng)的問題（目標）一步跳到具體的對策”，當組織設定一個目標——“實施戰(zhàn)略管理需要強大的信息支持”，于是便快速轉入實現(xiàn)目標的手段——大規(guī)模地開展管理信息系統(tǒng)的建設，在以后的管理實踐中，這種手段被看作組織的目標，于是大量的時間、精力、對策花在如何使這一“目標”的達致完備，信息的投入變得越來越龐大，信息維護的成本越來越大，而組織并未獲得實現(xiàn)公司戰(zhàn)略要求的在保持規(guī)模和效益的前提下應對未來挑戰(zhàn)的靈活性和快速反應能力，甚至于一些公司陷入了經(jīng)營的困境，事實證明，一些通過IT技術的實施獲得某種競爭優(yōu)勢的公司，反而增加了戰(zhàn)略上的易受攻擊性。

    例如，一家大型商品分銷公司開發(fā)了一個聯(lián)機訂單處理系統(tǒng)，并對客戶開放。公司希望借此削減訂貨和進貨的成本，加快處理速度，為客戶提供靈活的處理手段。該系統(tǒng)確實帶來了顯著的競爭優(yōu)勢：客戶滿意度大為提高，公司的收入和市場份額也都有所增長。然而5年之后，公司致力于控制其內部成本，在此過程中，公司逐漸偏離過去對客戶服務方面的承諾。結果，除了日常的作業(yè)效率得到提高之外，它的利潤和市場份額都迅速下降。如圖一所示：信息系統(tǒng)成為組織的戰(zhàn)略目標。

    另一方面，信息系統(tǒng)所追求的完善的管理體系很容易讓我們放心地把它視為組織戰(zhàn)略管理的支持手段，排斥其于戰(zhàn)略管理之外，或者聘請外部的咨詢顧問全面實施這一對組織的管理和外部形象具有“標志性”的項目。這種結果導致信息系統(tǒng)的應用與組織的管理戰(zhàn)略之間出現(xiàn)諸多不協(xié)調的發(fā)展。容易導致信息系統(tǒng)的應用缺乏全系統(tǒng)觀念，背離管理信息系統(tǒng)要求，產(chǎn)生單項應用多，而缺乏整體效益。

    由于沒有將管理信息系統(tǒng)的應用視做公司的戰(zhàn)略管理，缺乏戰(zhàn)略規(guī)劃、沒有納入統(tǒng)一的組織機構，無法產(chǎn)生計算機輔助組織的管理、支持決策的優(yōu)越性，實現(xiàn)不了提高市場競爭力，服務客戶的組織目標。管理信息系統(tǒng)成為解決組織的人工管理的不足和落后管理的輔助手段，通過建立計算機網(wǎng)絡，開發(fā)應用軟件或購買商品化的管理信息系統(tǒng)，雖然在計算機管理信息系統(tǒng)開發(fā)和應用實施方面作了大量工作，花費了大量的資金，在單項應用上取得了一定成效，但這樣的應用往往是組織的各項業(yè)務自行其事，分散進行，有時僅是簡單模擬人工管理，甚至原本人工處理簡單、方便的工作，也片面追求信息化，不但沒有產(chǎn)生應有的經(jīng)濟效益，相反地構筑了無數(shù)個信息孤島，沒有實現(xiàn)信息的交流和共享，產(chǎn)生的卻是巨大的負效益，使組織承受高額風險代價。如圖二所示：信息系統(tǒng)只是組織的孤立的一部分。

    信息化應用的組織管理

    研究表明，整合組織的各類資源，形成核心競爭力依靠的是組織的文化，健康、向上的文化氛圍有利于創(chuàng)新、開拓。引入IT技術所帶來的管理架構的變革、業(yè)務流程的重組鼓勵組織的成員不斷創(chuàng)新，學習成熟的信息技術，提高組織的整體效率。組織不斷追隨瞬息萬變的信息技術所帶來的一切有利于獲取信息的管理系統(tǒng)，力圖改變組織傳統(tǒng)的工作流程，從實現(xiàn)工業(yè)時代機器的延伸——實現(xiàn)工作的自動化到管理能力的擴展——建立管理信息系統(tǒng)，發(fā)展到了對工作流程的再設計——進行業(yè)務流程重組。然而，人們見到的大多數(shù)情況卻是：投資信息技術與其自身的商業(yè)利益毫不相關。DMR咨詢集團戰(zhàn)略咨詢部副總裁兼戰(zhàn)略領導中心主任約翰·索普（John Thorp）積35年信息管理經(jīng)驗對此現(xiàn)象進行了研究，并在《信息悖論》（The Information Paradox）中進行了精彩的論述。這里產(chǎn)生了截然不同的兩大誤區(qū)：

    首先，組織在投入管理信息系統(tǒng)的建設時，超越組織結構、組織流程和組織文化的現(xiàn)狀。組織首先要面對的是信息系統(tǒng)與組織自身的文化特點融合的問題，組織一方面要注重本組織的差異性競爭策略，同時又要著眼于引進先進的管理思想和管理方法。例如，中國大陸的制造業(yè)企業(yè)有與西方自由市場競爭產(chǎn)物的集團公司不同的國情背景，在日益全球化的市場競爭中具有在產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、原材料采購上同國外企業(yè)所具有的共同追求，但雙方的文化是迥異的。組織面臨的是迎合現(xiàn)有的管理方法與接受與組織文化迥異的管理思想和方法之間的選擇。在組織結構與流程方面，信息系統(tǒng)的僵硬、集權對于傳統(tǒng)的薪金支付、航空售票代表的工業(yè)生產(chǎn)自動化型的信息化是適用的，但對于經(jīng)營型的管理帶來的是理念的變革、管理流程的重組。

    其次，組織還會認為通過急速購買最新的商務解決方案，利益便存在于所把握的先進的信息技術中，將管理信息化應用看成片面的技術過程。這即是約翰·索普（John Thorp）所定義的“銀彈思考”問題。在實際應用中，重技術輕管理、重開發(fā)輕維護，是組織的管理信息化中常見的現(xiàn)象。管理信息化同組織的管理及其商業(yè)利益息息相關，是一項涉及組織深層次文化革新的過程，必須做好開發(fā)商與用戶、技術人員與應用人員的結合。對信息化建設引起的權力分配、組織變革問題，從思想上、行動上找出適合本組織特點、可行的解決方案。管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造扁平、彈性和民主的組織，同時對信息進行集權式管理及程序化、標準化的操作。

    此外，信息時代的飛速發(fā)展帶來的組織成員的角色再定位，個人在構建組織信息技術的同時所帶來的信息文化的革命中面臨著信息化的困惑，組織的信息管理帶來的不是如何使用機器，而是如何應用信息。例如，信息技術開發(fā)人員很難從信息管理工作本身來認識信息系統(tǒng)是組織的長期而艱苦的基礎工作，與組織的發(fā)展、壯大息息相關，往往講求信息系統(tǒng)開發(fā)的數(shù)量而不是其應用效果；講求開發(fā)軟件的形式而不是應用的內容。信息技術與與組織文化、組織結構較少關聯(lián)。

    信息化應用的資源管理

    技術經(jīng)銷商熱情高漲、積極地創(chuàng)建新的市場，刺激新的需求。管理者不斷受到各種新鮮、時髦的技術名詞的包圍，諸如ERP、CRM、BPR、e-business、客戶智能、呼叫中心、B2C、B2B、SIS、OA、分布式智能系統(tǒng)等，而管理者面臨著對信息技術的龐大投資的管理，而且這一投資還在呈加速度的增加趨勢。對信息技術的投資如同投機：組織無法判斷投資能否獲利，它們只能從媒體讀到、聽到或從經(jīng)銷商的口中得知其他組織成功的故事；或者感覺競爭者在投資信息技術，自己不該落伍；甚或只是追趕時髦，為建立組織的領先形象。